Eigen Wiki

Een eigen wiki beginnen is niet moeilijk. Er is veel (gratis) software beschikbaar om een eigen wiki op te zetten en ook zijn er websites waar online een wiki kan worden begonnen. Wie echter serieus aan de slag wil met een eigen wiki, voor een bedrijf of organisatie is het downloaden van een stuk software niet de eerste stap. 

Serieus aan de slag met een eigen wiki

Om een wiki succesvol te maken bij een bedrijf is het van groot belang veel aandacht te besteden aan een onderzoek naar de eisen van de applicatie. Om de eisen voor een nieuw te starten wiki duidelijk te krijgen kunnen interviews worden gehouden met verschillende medewerkers binnen de organisatie. Het liefst medewerkers van verschillende afdelingen die eigen ideeën hebben over het gebruik van een eigen wiki. Deze medewerkers kunnen in een projectgroep of zogenaamde klankbordgroep plaatsnemen. Zij zullen het selecteren van een eigen wiki begeleiden. 

Pakket van Eisen voor de eigen wiki

Na gesprekken met deze medewerkers wordt een pakket van eisen opgesteld zodat duidelijk is waaraan de eigen wiki voor het bedrijf moet voldoen en welke wensen er zijn vanuit de verschillende afdelingen. Ook zal door de betrokkenheid van deze medewerkers het draagvlak worden vergroot. 

Selecteren van de juiste wiki

Aan de hand van de vastgelegde eisen wordt een selectie gemaakt van bestaande wiki-pakketten die in aanmerking komen voor gebruik. Dit onderzoek kan plaatsvinden door op het internet de specificaties van verschillende wiki’s te bestuderen en gebruik te maken van ervaringen van wiki-specialisten. Deze informatie is veel te vinden in weblogs en fora. Een ruim overzicht van wiki's met de mogelijkheid om te vergelijken is te vinden op Wikimatrix.org. Uitkomst van dit onderzoek is een advies voor een wiki.

In gebruik nemen en stimuleren van het gebruik

De geselecteerde wiki wordt vervolgens ingericht en gevuld met een klein aantal artikelen. Medewerkers van verschillende afdelingen worden benaderd om als pilot groep te gaan werken met de wiki. De bevindingen van deze groep worden gebruikt om de wiki te optimaliseren. 

Er zijn vooraf een aantal factoren te benoemen die het succes van de wiki kunnen verbeteren. Veel ervaringen en zogenaamde do’s en dont’s zijn te vinden op het internet waar diverse fora en weblogs aan wiki’s gewijd zijn.

Succesfactoren

Een wiki beschikbaar maken is slechts het begin van het verbeteren van de kennistoegankelijkheid binnen een bedrijf. Medewerkers moeten enthousiast worden om de wiki te gebruiken en moeten hier ook tijd beschikbaar voor krijgen.

Onderhoud

Aan de hand van de inmiddels verzamelde gegevens en ervaring moet een plan worden opgesteld, waarin wordt beschreven hoe de eigen wiki binnen de organisatie een plaats moet krijgen en hoe medewerkers kunnen worden gemotiveerd om mee te werken aan de wiki. Ook de beheerkant van de wiki, zowel redactioneel als technisch, zal in het plan worden meegenomen. Regelmatig zullen er updates uitkomen of moet de hardware worden onderhouden. Een trage of verouderde eigen wiki zal geen succes worden!